Marchés privés : 9 recommandations pour les ordres de service

Pour être utilisé, l’ordre de service impose que les règles s’y rapportant soient contractualisées. La MAF rappelle ces règles dans sa Boîte à outils chantiers et délivre quelques conseils tirés de la pratique professionnelle.

L’ordre de service (OS) est un outil d’exécution du contrat.

Il est utilisé en marchés privés lorsqu’il est prévu dans le contrat de maîtrise d’oeuvre, en cohérence avec celui de l’entreprise. C’est un document par lequel le maître d’oeuvre notifie au titulaire du marché une décision concernant l’exécution des travaux : pour démarrer les travaux, préciser le calendrier ou encore notifier des décisions ayant une incidence financière sur le marché. Mais attention, contrairement aux marchés publics, dont il n’est pas question dans cet article, l’OS en marchés privés ne peut notifier une décision unilatérale modifiant le contrat. Seul l’avenant, par lequel les parties signataires du marché de travaux conviennent d’un commun accord de modifier ses clauses, le permet.

Toutefois, lorsque le marché se réfère à la norme NF P 03-001¹, l’entreprise ne peut refuser d’exécuter l’OS qui modifie l’importance des travaux : si l’augmentation de la masse des travaux est de moins d’un quart de leur montant initial ; ou si leur diminution n’excède pas 10 %². Dans ces deux cas, le maître d’oeuvre peut établir un OS modifiant le montant du marché. Rappelons qu’un OS peut également préciser les modalités d’exécution des travaux, ou encore sommer une entreprise de respecter ses obligations.

Faire signer le maître d'ouvrage

C’est toujours le maître d’oeuvre qui rédige l’OS, le numérote, le date et le signe. La MAF recommande à ses adhérents d’obtenir systématiquement la cosignature du maître d’ouvrage, surtout lorsque l’OS a une incidence
financière. Cette démarche permet d’attester que ce dernier a été tenu informé de la vie du chantier et, par la même occasion, de signifier son accord à l’entreprise. À charge pour l’entreprise de formuler d’éventuelles réserves dans un délai
de 15 jours. Comme pour toute procédure, le maître d’oeuvre a tout intérêt, même si la réglementation ou le contrat ne le prévoit pas, de respecter scrupuleusement les modalités d’établissement et de diffusion des OS.

Quelques recommandations afin d’éviter certains écueils en matière de marchés privés

Les ordres de service (OS) ne doivent pas, en principe, être utilisés pour étendre les obligations des parties, toute modification des obligations contractuelles doit faire l’objet d’un avenant.
Tous les OS rédigés par le maître d’oeuvre sont signés par le maître d’ouvrage pour qu’il soit parfaitement informé de la vie du chantier.
En l’absence de réponse du maître d’ouvrage sollicité pour signer un OS, le maître d’oeuvre le relance et l’informe par écrit que, faute de réponse, l’OS va être notifié à l’entreprise.
Pour l’exécution de prestations sous-traitées, le maître d’oeuvre adresse l’OS à l’entreprise titulaire du marché et une copie au sous-traitant.
Le maître d’oeuvre, qui n’a pas d’obligation de répondre aux réserves formulées par l’entreprise qui conteste un OS, lui répond par écrit en cas d’argument susceptible de tromper le maître d’ouvrage.
Le maître d’oeuvre traite les réserves sur OS au fur et à mesure de leur réception, sans attendre la fin du chantier.
À défaut de clauses spécifiques dans le marché de travaux, le maître d’oeuvre conseille le maître d’ouvrage de mettre en demeure l’entreprise ou, dans les cas extrêmes, de résilier unilatéralement son marché de travaux si elle refuse d’exécuter l’OS.
Le maître d’oeuvre prépare le projet de mise en demeure de l’entreprise et l’envoie au maître d’ouvrage afin qu’il l’adresse avec sa signature à l’entreprise.
Le maître d’oeuvre a tout intérêt à utiliser le modèle d’OS de la Boîte à outils chantiers de la MAF (Outils 8A).